Srs for Payroll System

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Software Requirements Specification
Business Accounting and Payroll
Er Ramesh Bishnoi

September 24, 2007

Abstract This document contains the software requirements specification for the Business Accounting System. The goal of this document is to clearly specify the requirements for the system to be developed.

CONTENTS

i

Contents
1 Introduction 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Purpose . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Product . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . The development team . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definitions and acronyms and abbreviations . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.7 1.8 Acronyms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Definition of general terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Universal Resource Identifiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 1 1 2 2 2 2 3 3 3 3 5 5 5 5 6 6 7 7 8 8

References . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Overall Description 2.1 2.2 Product context . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Existing systems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 Manual system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spreadsheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Commercial software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Open source software . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Proposed System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.1 2.3.2 Aims . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . System Functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.4 2.5

Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Accounting Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2.5.1 What is accounting? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

CONTENTS
2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6

ii Users of accounting information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 The double-entry system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 The accounting equation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Financial statements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 15

3 Functional Requirements 3.1

Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.1.1 3.1.2 3.1.3 Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Rankings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Interface requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 16

4 Functional Requirements: Global 4.1

General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 [FR-1] [FR-2] [FR-3] [FR-4] [FR-5] Undo functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Audit trail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Localisation requirements . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Internationalisation requirements (e.g. BSB) . . . . . . . . . 17

4.2

Field lengths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 [FR-6] [FR-7] [FR-8] [FR-9] [FR-10] [FR-11] Definitions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Generic field length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Number field length . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Comment lengths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Currency...
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