Project Management Thesis

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Master’s Thesis Communicational aspects of Project Management using web-based technologies: Implementing an email-based communication environment carried out at the Information & Software Engineering Group Technical University of Vienna under the guidance of Ao.Univ.Prof. Dipl.Ing. Dr.techn. Andreas Rauber and Dipl.Ing. Dr.techn. Alexander Schatten as the contributing advisor responsible by Robert Neureiter, Bakk. techn. Molkereistrasse 3/7, 1020 Vienna Matr.Nr. 9925047 Vienna, 10.08.2005

Eidesstattliche Erklärung
Ich erkläre an Eides statt, dass ich die vorliegende Arbeit selbständig und ohne fremde Hilfe verfasst, andere als die angegebenen Quellen nicht benützt und die den benutzten Quellen wörtlich oder inhaltlich entnommenen Stellen als solche kenntlich gemacht habe.

Wien, 10.08.2005

Acknowledgements
I would like to thank my parents Marianne and Bernhard, my brother Martin and all my relatives for their support at every point in my life. My study would not have been possible without their encouragement. I want to thank all my friends as well, special thanks go to my two comrade-inarms regarding university affairs: David and Thomas. A great support regarding English vocabulary and synonyms was given to me by LEO [LEO]. Furthermore, the document processor LYX [LyX] helped me to proA duce this beautiful LTEX document. Last but not least I would like to point out the valuable guidance of Dr. Alexander Schatten during the completion of this master thesis.

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Abstract
Communication is the central element for successful collaboration of project team members. Project teams need an adequate infrastructure for exchanging information and knowledge. It is not any longer a matter of course that project members are located at one site: New demands for fast and efficient exchange of information arise, whereas the Internet and web-based software applications represent a possible solution. This thesis analyses project related communicational aspects and its importance for project management regarding collaboration, knowledge management and distributed project management. Supplementary, the implementation of an emailbased communication environment as an extension to an open source project management tool is illustrated, and also the used technologies are described.

Zusammenfassung
Kommunikation ist das zentrale Element für eine erfolgreiche Zusammenarbeit von Projektmitarbeitern. Je größer Projektteams werden, desto wichtiger wird eine funktionierende Infrastruktur zum Austausch von Informationen. Es ist nicht mehr selbstverständlich, dass sich Projektteams an einem Ort aufhalten: Es sind neue Anforderungen für den schnellen und effizienten Informationsaustausch entstanden, wobei das Internet und webbasierende Softwareanwendungen eine mögliche Lösung darstellen. Diese Diplomarbeit untersucht die verschiedenen Aspekte von Projektkommunikation und deren Wichtigkeit für die Zusammenarbeit in Projekten, Knowledge management und verteiltes Projektmanagement. Anschließend wird die Implementierung einer E-Mail basierten Kommunikationsumgebung, deren Funktionen und die verwendeten Technologien beschrieben.

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Contents
Eidesstattliche Erklärung Acknowledgements . . . Abstract . . . . . . . . . Zusammenfassung . . . . Table of Contents 1 Introduction - Project Management 1.1 Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.2 Why project management? . . . . . . . . . . . . . . 1.3 Benefits of project management . . . . . . . . . . . 1.3.1 Time saving . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.2 Comparability of the project results . . . . . 1.3.3 Personal flexibility . . . . . . . . . . . . . . 1.3.4 Standardisation . . . . . . . . . . . . . . . . 1.3.5 Simplification of communication . . . . . . . 1.4 Tasks of project management . . . . . . . . . . . . . 1.4.1 Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.2 Controlling . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1.4.3 Team leadership . . . . . . . . . . . . . . ....
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