Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Only available on StudyMode
  • Pages: 15 (3200 words)
  • Download(s): 2525
  • Published: July 30, 2010
Read full document
Text Preview
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
Soalan 1:

Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Proses Kerja dan Fail Meja (MPK & FM) ialah rangkaian yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Bincangkan kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

Jawapan:

Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 8 Tahun 1991- “Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja”

Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah 2 dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti jabatan atau pejabat keseluruhannya.

Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada kedua-dua dokumen ini adalah:

1. Memendekkan Masa Latihan Bagi Pekerja-Pekerja Baru.

Sebagai contoh, sebelum wujudnya Manual Prosedur Kerja atau MPK dan Fail Meja (FM) pegawai-pegawai baru sukar memahami kerja baru mereka dan sering kali mengambil masa yang agak panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas dan mereka lebih bergantung kepada pengalaman serta kefahaman orang-orang lama yang mana tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk dirujuk (SOP). Dengan yang demikian terdapat pekerja yang menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan tidak jelas dengan bidang kuasa masing-masing. Keadaan ini akan melambatkan proses penyelesaian ke atas sesuatu tugas. Oleh itu dengan adanya MPK dan FM ini, ia lebih memudahkan serta memendekkan masa latihan pekerja baru tersebut.

2. Mengurangkan Arahan-Arahan Lisan Mengenai Cara Menjalankan Kerja.

Ini adalah kerana ianya lengkap dengan maklumat-maklumat seperti sejarah dan rasional penubuhan jabatan atau pejabat, ketahui mengapa jabatan atau pejabat ditubuhkan, apakah harapan-harapan terhadap mereka, maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan atau pejabat, membolehkan individu dalam mengetahui tunjuk arah yang perlu diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat, membolehkan setiap individu jelas mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui tugas-tugas bahagian atau unit atau individu lain dalam jabatan ataupun pejabat. Rangkaian prosedur dan pegawai ataupun kakitangan bertanggungjawab yang ditunjukkan pula akan memberi gambaran jelas kepada individu mengenai langkah-langkah yang terlibat di dalam aktiviti jabatan ataupun pejabat. Dengan adanya maklumat yang lengkap dan sempurna ianya secara tidak langsung dapat membantu menjimatkan masa semua pihak terutama ketua bahagian yang mana tidak perlu menerangkan tugas-tugas seseorang individu itu sebaliknya pegawai atau individu tersebut boleh merujuk sendiri serta faham dengan tugas-tugas yang telah diarahkan.

3. Mengurangkan Kesilapan-Kesilapan Operasi Semasa Menjalankan Tugas.

Ini bermaksud dengan adanya Manual Prosedur Kerja (MPK) yang mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja dan tiap-tiap kerja mempunyai proses dan peraturan yang tertentu, serta Fail Meja (FM) yang dirangka khusus untuk memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh seorang individu setiap hari, secara tidak langsung ia mungkin dapat mengurangkan kesilapan operasi semasa menjalankan tugas.

Soalan 3:

Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) merupakan mekanisma bagi membolehkan pekerja secara berkumpulan menyertai proses penyelesaian masalah bagi meningkatkan kualiti dan produktiviti jabatan. Bincangkan lima (5) faktor-faktor yang menyokong kejayaan pelaksanaannya.

Jawapan:

Menurut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.7 Tahun 1991 - “Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)”.

Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK) adalah sekumpulan kecil pekerja-pekerja (6 hingga 10...
tracking img