Japan‐East Asia Network of Exchange for Students and Youths

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  • Published : January 25, 2011
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                 Japan‐East Asia Network of Exchange for Students and Youths                        

Supporter’s Guide to    JENESYS Programme 2010 
(For the government / relevant government organizations of participating  countries)    rd revision in September, 2010  The 3                                    


Table of Contents 
  1. Programme Outline  (1)Background and Objectives  (2)Implementation Structures  (3)Expenses/Responsibilities  2. Necessary procedures  3. Confirmation of Invitation Schedule for the year    4. Recruitment and Selection  (1)Recruitment  (2)Qualifications    (3)Selection Schedule  (4)Notification of Selection Results  (5)Required Documents  5. Selection Committee Meeting  (1) Contents  (2) Schedule    (3) Structure of committee  6. Visa Application  7. Transportation Expenses  8. Health Condition  9. Overseas Travel Insurance  10. Pre‐departure Programme  (1) Assembly  (2) Briefing for Supervisors  (3) Orientation  (4) Send‐off party    (5) Courtesy visit  11. Departure for Japan (travel matters)    12. Programme in Japan  (1) Composition of one batch    (2) Programme and activity in Japan    (3) Tentative Schedule    13. Return from Japan (travel matters)    14. Follow‐up Matters  (1)  Submission of post‐visit report  (2)  Reporting Session  (3)  Others  15. Privacy Policy of JICE  (1) About Personal Information protection Law  (2) Agreement for the provision of personal information    Reference:  Operation Guidelines  Entry Form  Letter of Consent  Visa Application Form


1. Programme Outline 
(1) Background and Objectives  At  the  Second  East  Asia  Summit  (EAS)  which  was  held  in  January  2007,  the  Government of Japan announced a plan to implement a 35‐billion‐yen youth exchange  programme, inviting 6,000 young people to Japan mainly from the EAS member states  (ASEAN, Australia, China, India, New Zealand, and the ROK) every year for 5 years,  with  a  view  to  establishing  a  basis  for  Asia’s  stalwart  solidarity  by  expanding  youth  exchange. Based on this plan, the Government of Japan launched the Japan‐East Asia  Network of Exchange for Students and Youths (JENESYS) Programme in 2007. Various  kinds of exchange programmes, including inviting and dispatching youths have been  implemented  in  cooperation  with  concerned  countries  and  organizations.  This  programme  is  expected  to  deepen  mutual  understanding  among  young  people  who  will assume important roles in the next generation in each East Asia country.      (2) Implementation Structures                                               As  in  the  above  chart,  the  Government  of  Japan  provides  the  funds  necessary  for  implementation  of  the  programme  for  the  ASEAN  Secretariat  and  the  latter  assumes  responsibility for implementing the programme in all the participating countries.    Based on the agreement with the ASEAN Secretariat, JICE, one of the sub‐contractors,  is responsible for the operation of  a part of the short‐term invitation  programme and  undertakes  all  the  necessary  arrangements  such  as  travel  arrangements,  preparation  for  the  pre‐departure  programme  and  the  programme  in  Japan.  In  operating  the  programme,  JICE  works  in  close  cooperation  with  the  Embassy  of  Japan,  the  Government  of  respective  participating  countries  and  domestic  organizations  such  as 

high schools and NGOs for international exchanges in Japan.    For the purpose of reference, attached herewith is Operation Guidelines which is a part  of  the  written  agreement  between  JICE  and  the  ASEAN  Secretariat.  The  guidelines  organize the necessary procedures for the programme implementation and also specify  the scope of work to be carried out by JICE, referred to as second party in the guidelines.  The work by JICE covers assistance in formulation and announcement of the invitation  schedule,  visa  applications,  travel ...
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