Developing Oral Business Communication Skills

Topics: Audience, Audience theory, Communication Pages: 12 (6227 words) Published: May 2, 2011
Developing Oral Business Communication Skills 

Unit 6 

Unit 6                 Developing Oral Business Communication Skills  Structure 
6.1  6.2  Introduction  Objectives  Advantages of Oral Communication  Self Assessment Questions  6.3  Oral Business Presentations  6.3.1  Steps in making Oral Presentations  Self Assessment Questions  6.3.2  Using Visual Aids to Support Presentations  Self Assessment Questions  6.4  Summary  Terminal Questions  Answers to SAQ’s and TQ’s  6.1  Introduction  Irrespective  of  your  field  or  the  type  of  job  that  you  choose  to  take  up,  developing  good  oral  communication  skills  is  a  must.  Oral  skills  are  needed  for  making  effective  presentations,  participating  in  and  conducting  meetings,  dealing  with  customers  and  interacting  on  a  day­to­day  basis with your superiors, peers and subordinates within the organization. Your oral communication  skills often reveal your personality. Speaking effectively also gives you great visibility and confidence  and can contribute to your career success.  As  you  go  up  the  corporate  ladder,  presentation  speaking  skills  become  more  important  than  technical  skills.  Your  ability  to  organize  your  ideas,  present  them  and  sell  them  to  others  is  what  determines your success. Surveys have revealed that business executives spend a good deal of time  making presentations of different types. Whatever the nature of the presentation, it requires planning,  developing a structure and strategy and using supports, to make it effective. This unit provides some  detailed guidelines for enhancing the effectiveness of business presentations.

Sikkim Manipal University 


Developing Oral Business Communication Skills 

Unit 6 

Learning Objectives:  After studying this unit, you should be able to. 

1.  Understand the advantages of oral communication skills in a business context  2.  Classify oral communication into different categories  3.  Understand the need for preparation of oral presentations  4.  Develop a step­by­step approach for making presentations  5.  Use visual and other presentation aids for maximum effect  6.2 Advantages Of Oral Communication  To recap briefly what was discussed in Unit 2, oral communication has some advantages compared  to written communication. These include its personal quality, high interactivity, possibility of making  immediate contact, instantaneous feedback and control over the receiver’s attention.  Oral  communication  was  also  classified  into  oral  face­to­face  communication  (meetings  and  presentations)  and  oral  non  face­to­face  communication  (  teleconferencing,  telephone  and  voice  mail).While  face­to­face  meetings  are  more  effective  than  non  face­to­face  communication  in  most  ways, they are expensive and impractical sometimes, due to the distance factor. Thanks to advances  in  technology,  meetings  today  can  still  take  place  without  being  face­to­face,  through  teleconferencing.  Teleconferencing allows participants at distant  locations  to  speak and  sometimes  to see each other. Apart from the high cost and the difficulty in setting it up, teleconferencing has the  same advantages as oral face­to­face communication.  Example – Several retailers like Walmart, the world’s largest retailer, make use of teleconferencing  to keep their US headquarters in touch with their store managers worldwide. Some headhunters also  make  use  of  the  facility  to  conduct  preliminary  interviews  and  shortlist  candidates  based  in  other  countries, before inviting them for a face­to­face interview.  Many multi­national corporations and large Indian organizations also use this facility extensively.  In spite of its advantages, teleconferencing will not replace face­to­face meetings completely, since it  is unsuitable for certain types of communication that involve brainstorming, negotiations, persuasion ...
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