Communication Skills Handout

Only available on StudyMode
  • Download(s) : 21
  • Published : November 11, 2012
Open Document
Text Preview
COMMUNICATION SKILLS 

COMMUNICATION SKILLS 
CONTENTS 
Introduction  Communication Theory  The Development of Language in Humans  Evolutionary psychology  Empathy  Which theory? 

2  2  3 
3  3  4 

Reading body language 
Five guidelines for reading body language:  1  Focus attention on the most helpful cues  2  Read non–verbals in context.  3  Note discrepancies.  4  Be aware of your own feelings and bodily reactions.  5  Reflect your understanding back to the other part for confirmation. 


6  6  7  7  7  7 

Listening Skills 
Active Listening  A model of Listening Skills  Attending Skills  An involving body posture  Appropriate gestures  Eye contact  An environment free of distractions  Following Skills  Openers  Little encouragements  Use just a few questions  Silence 15  Reflecting Skills  Speaker problems  Listener problems  The Paraphrase  Reflection of feelings  Reflection of meanings  Summarized reflections  References and Further Reading 


8  9  10  10  11  11  12  12  12  14  14  16  16  16  17  17  18  19  19



COMMUNICATION SKILLS 

INTRODUCTION 
This  session  describes  the  communication  process.  In  our  model  for  this  course,  we  concentrate  on  individual  communication,  but  the  principles  and  theories  remain  the  same,  regardless of whether we communicate with individuals or groups, or with society at large. In  this section, we will look at communication theory, reading body language and listening skills.  1  COMMUNICATION THEORY 

The  theory  shown  in  Figure  1  is  general  for  all  kinds  of  communication,  including  conversation, body language, data networks, and so on. It works as follows: 

Transmitter 

Encoding 

Noise

Decoding 

Receiver 

Feedback 
Figure 1 — A general theory of communication.  1  A  person,  or  source  has  a  message  to  send.  This  message  has  to  be  encoded  e.g  coded into English. At this point, a decision has been made about the target audience  — they understand English. Not only that, the coding can go deeper: what flavour of  English  does  the  audience  understand?  Cockney  rhyming  slang?  Computer  geek  jargon?  Businessese?  What  about  body  language?  Threatening?  Appeasing?  Powerful? Loving?  2  Having  encoded  the message,  it is  sent  through  the  appropriate  channel  e.g.  email,  conversation,  newsletter,  presentation,  telephone.  At  this  point,  another  problem  occurs: noise in the channel can  scramble the message. This is easily recognisable  as  a  crossed  line  on  a  telephone  or  using  a  mobile  in  a  noisy  street,  or  even  having2/3 people speaking to you at the same time. In any case, the message can be  damaged.  3  Once  the  message  has  been  despatched,  it  needs  to  be  decoded  by  the  receiver.  Again,  there  are  problems.  I  can  think  of  occasions  when  I  have  received  abrupt  emails,  and  taken  offence.  The  fault  is  mine,  perhaps,  or  maybe  of  the  original  encoding, but it damages the communication and reduces understanding. 



For more information, access Wikipedia using Communication as a search term  2 

COMMUNICATION SKILLS 



Having received the message, decoded it and digested it, the receiver should provide  feedback  to  the  transmitter  to  enable  the  transmitter  to  learn  whether  the  communication  was  successful.  If  it  did  not  succeed,  the  transmitter  can  try  again,  receive feedback, and so on, sometimes indefinitely. 

Note: text books describe this model without giving a reference. If you want to read more on  the subject (and it is complex!) go to Wikipedia and enter communication models as a search  term. 

THE DEVELOPMENT OF LANGUAGE IN HUMANS 
There appear to be two main schools of thought concerning the development of language in  human beings.  Evolutionary psychology ...
tracking img